Nytt system for rutiner

Nytt system kommer i løpet av februar!

I dagens dynamiske arbeidsmiljø er det essensielt å ha et robust system for å håndtere rutiner og dokumenter. Har vi utviklet et avansert rutinesystem som sikrer at rutiner kan revideres og oppdateres på en ryddig og forutsigbar måte. Vårt system er designet for å gi brukerne full oversikt over dokumentrevisjoner, håndtere ulike dokumentversjoner og sikre sporbarhet i endringer. I denne artikkelen gir vi deg en detaljert gjennomgang av hvordan vårt rutinesystem fungerer og hvordan det kan forbedre din arbeidsflyt.

Dokumenttyper og Status

Vårt system kategoriserer rutiner i tre hovedtyper, hver med sin unike status:

1. Mal: Disse dokumentene er utarbeidet av Arkitektbedriftene i Norge og fungerer som et solid utgangspunkt for brukere i ulike bedrifter. Malene kan tilpasses etter egne behov, noe som gir en fleksibel og effektiv måte å etablere standardrutiner på.
2. Utkast: Dokumenter i denne kategorien er under arbeid av en bedrift. De er ikke endelig publisert til de ansatte og fungerer som foreløpige versjoner som kan revideres og forbedres før den offisielle lanseringen.
3. Publisert: Dette er den endelige versjonen av dokumentet som er tilgjengelig for alle ansatte i bedriften. Publiserte dokumenter representerer godkjente rutiner som skal følges i den daglige driften.

Hver rutine i systemet har en unik URL, noe som gjør det enkelt for brukere å finne og referere til spesifikke dokumenter raskt og effektivt.

Revisjonsdato og Publisering

Revisjonsdatoen spiller en kritisk rolle i rutinens livssyklus. Denne datoen settes når en rutine endres fra statusen utkast til publisert. Revisjonsdatoen markerer tidspunktet når en ny versjon av dokumentet er offisielt godkjent og klar for bruk. Dette gir en klar indikasjon på når siste store endring ble implementert, noe som er viktig for å sikre at alle ansatte jobber ut fra den nyeste versjonen.

Nye Revisjoner vs. Små Endringer

For å opprettholde systemets effektivitet og sporbarhet, er det viktig å skille mellom store revisjoner og mindre tekstendringer:

• Store endringer: Når det gjøres betydelige endringer i en rutine, må man opprette et nytt dokument basert på enten en eksisterende versjon eller en mal fra Arkitektbedriftene. Dette sikrer at revisjonsdatoen blir oppdatert, og at dokumenthistorikken for rutinen forblir nøyaktig og oppdatert.
• Små tekstendringer: Mindre, kosmetiske endringer som rettelser av stavemåte eller språklige forbedringer regnes ikke som revisjoner. Revisjonsdatoen forblir da uendret, noe som bidrar til å holde fokus på vesentlige endringer uten å overbelaste systemet med mindre oppdateringer.

Fordeler med Vårt Rutinesystem

Ved å implementere vårt rutinesystem, får bedriftene flere fordeler:

• Oversikt og Kontroll: En klar struktur for dokumenthåndtering gir bedre oversikt og kontroll over alle rutiner.
• Sporbarhet: Alle endringer er sporbare, noe som gjør det enkelt å følge med på dokumenthistorikken.
• Effektivitet: Automatiserte prosesser for revisjon og publisering sparer tid og reduserer risikoen for feil.
• Tilgjengelighet: Unike URL-er gjør det enkelt for ansatte å finne og referere til nødvendige dokumenter når de trenger det.